Protection des données
Politique de confidentialité
Ce document explique quelles données personnelles Win4LED collecte, pourquoi, pendant combien de temps, avec qui elles sont partagées, et quels sont vos droits. Il est écrit pour être lu, pas pour être subi.
Version 1.1 · en vigueur depuis le 24 août 20261Qui est responsable de vos données
Le responsable du traitement est la société suivante. C'est elle qui décide des données collectées et de leur usage, et c'est à elle que vous adressez toute demande.
Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, la loi ne nous y obligeant pas. Un référent interne suit ces questions et répond à l'adresse ci-dessus.
2Quelles données nous collectons
Notre activité est professionnelle. Les données que nous traitons sont donc principalement des données de contact professionnel, rattachées à une société.
Ce que vous nous donnez vous-même
- Identité et contact : nom, prénom, fonction, e-mail professionnel, téléphone, GSM, langue de contact.
- Société : raison sociale, forme juridique, numéro de TVA ou d'entreprise, site web, adresse de facturation, adresse de livraison, e-mail de facturation, activité, taille, estimation de budget annuel en éclairage.
- Contenu de vos demandes : question technique, référence produit, description de projet, et les documents que vous joignez (plans, cahier des charges, photos).
- Historique commercial : devis, commandes, livraisons, factures, paiements, dossiers de service après-vente, échanges d'e-mails et notes d'appels.
Ce qui est collecté automatiquement
- Données de connexion et de navigation : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées, produits consultés, date et heure, page d'origine.
- Cookies et technologies similaires : voir le point 6.
- Conversations du chat en direct, lorsque ce service est actif.
Nous ne collectons pas de données sensibles au sens du RGPD (santé, origine, convictions, données biométriques). Si vous nous en transmettez spontanément dans un message, nous ne les utilisons pas et nous les supprimons.
3Pourquoi, sur quelle base, et pendant combien de temps
Chaque traitement a une finalité précise, une base légale, et une durée de conservation. Le tableau ci-dessous les liste toutes. Les codes de couleur renvoient aux quatre bases légales que nous utilisons : exécution d'un contrat, obligation légale, intérêt légitime, consentement.
| Ce que nous faisons | Données concernées | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Répondre à une question Formulaire, e-mail ou téléphone |
Identité, société, coordonnées professionnelles, contenu de la demande | Intérêt légitime Répondre à une sollicitation professionnelle qui nous est adressée |
2 ans après le dernier contact |
| Étudier un projet, établir un devis, réaliser une étude d'éclairage | Idem, plus les données de projet et les documents transmis | Mesures précontractuelles | 3 ans si le projet n'aboutit pas. Sinon, durée de la relation puis la durée du point suivant |
| Ouvrir et gérer un compte client professionnel Vérification du numéro de TVA, attribution des conditions tarifaires, accès à l'espace client |
Données de société et de contact du formulaire de demande d'accès | Exécution du contrat Obligation légale | Durée de la relation commerciale, puis 10 ans pour les pièces liées à la comptabilité, conformément au droit belge |
| Traiter les commandes, livrer, facturer, recouvrer | Données de commande, de livraison, de facturation et de paiement | Exécution du contrat Obligation légale | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable |
| Financer nos créances Nous cédons nos factures à un établissement de factoring, qui peut donc vous contacter au sujet d'un paiement |
Coordonnées de la société, factures, encours, échéances | Exécution du contrat Intérêt légitime | Durée du contrat de factoring, puis les durées légales de conservation comptable |
| Traiter une demande de service après-vente ou de garantie | Références produit, conditions d'installation, symptômes, photos, historique d'achat | Exécution du contrat Obligation légale | Durée de la garantie, puis 2 ans |
| Organiser une visite du showroom ou un rendez-vous | Identité, société, coordonnées, créneau souhaité, sujet de la visite | Intérêt légitime | 1 an après la visite |
| Envoyer notre lettre technique et nos informations commerciales | Nom, e-mail professionnel, société, centres d'intérêt déclarés, statistiques d'ouverture | Consentement pour les prospects. Intérêt légitime pour nos clients, sur des produits comparables à ceux qu'ils ont achetés | Jusqu'au retrait de votre consentement ou à votre opposition. Nous conservons ensuite 3 ans la seule trace de ce retrait, pour ne plus vous solliciter |
| Assurer le chat en direct et l'assistance en ligne | Contenu de la conversation, page consultée, coordonnées si vous les donnez | Intérêt légitime | 1 an |
| Mesurer l'audience du site et l'améliorer | Cookies de mesure, pages et produits consultés, données de navigation | Consentement, recueilli par le bandeau de cookies | 13 mois maximum pour les cookies de mesure |
| Protéger le site et nos formulaires Anti-spam, prévention des abus, journaux techniques |
Adresse IP, données techniques, horodatage | Intérêt légitime Obligation légale de sécurité | 12 mois |
| Traiter une candidature | CV, lettre, parcours, coordonnées | Consentement | Durée de la procédure de recrutement. 2 ans si vous acceptez que nous gardions votre candidature en réserve |
Lorsque plusieurs durées s'appliquent à une même donnée, c'est la plus longue qui prévaut, et uniquement pour la finalité qui la justifie. Passé ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées.
4Avec qui nous les partageons
Nous ne vendons jamais vos données et nous ne les louons à personne. Nous les partageons uniquement avec les catégories de destinataires suivantes, et seulement dans la mesure nécessaire.
| Destinataire | Rôle | Pourquoi |
|---|---|---|
| Notre personnel habilité | Interne | Chacun accède uniquement aux données nécessaires à sa fonction |
| L'hébergeur de notre système de gestion | Sous-traitant | Notre ERP, notre site et notre boutique en ligne tournent sur un serveur hébergé et maintenu par un prestataire technique |
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Sous-traitant | Messagerie, agenda et stockage de documents professionnels |
| Google Ireland Ltd | Sous-traitant | Carte d'accès, protection anti-spam des formulaires, et mesure d'audience si vous y avez consenti |
| BNP Paribas Fortis Factor SA | Responsable de traitement distinct | Financement de nos créances. Cet établissement poursuit sa propre finalité de recouvrement et peut vous contacter directement au sujet du paiement d'une facture |
| GLS, notre transporteur | Destinataire | Livraison de vos commandes, à l'adresse que vous nous avez indiquée |
| Fabricants et fournisseurs | Destinataires | Uniquement lorsqu'une commande spéciale, une garantie ou un dossier technique l'exige |
| Nos conseils | Destinataires | Comptable, réviseur, avocat, assureur crédit, en cas de besoin |
| Virtura, notre partenaire pour les outils d'intelligence artificielle | Sous-traitant | Nous utilisons des assistants pour rédiger et organiser notre travail, dans un cadre de confidentialité contractualisé. Nous évitons d'y soumettre des données personnelles, et aucune décision vous concernant n'y est prise |
| Autorités publiques | Destinataires | Uniquement lorsque la loi nous l'impose |
Chaque sous-traitant est lié par un contrat qui l'oblige à respecter la confidentialité et à n'utiliser vos données que pour la prestation convenue.
5Transferts en dehors de l'Union européenne
Nos données sont hébergées en Europe. Certains de nos prestataires informatiques sont cependant établis aux États-Unis ou peuvent y accéder pour des besoins de support. Dans ce cas, le transfert repose sur un mécanisme reconnu par la Commission européenne : soit la décision d'adéquation applicable au prestataire, soit les clauses contractuelles types, complétées le cas échéant par des mesures techniques supplémentaires.
Vous pouvez nous demander la liste des transferts en cours et une copie des garanties correspondantes à l'adresse privacy@win4led.be.
6Cookies et mesure d'audience
Un cookie est un petit fichier déposé sur votre appareil quand vous visitez un site. Nous en utilisons trois catégories.
| Catégorie | À quoi ça sert | Votre choix | Durée |
|---|---|---|---|
| Strictement nécessaires | Maintenir votre session, sécuriser les formulaires, garder votre panier, mémoriser la langue du site | Pas de consentement requis, le site ne fonctionne pas sans eux | Session, ou jusqu'à 12 mois |
| Mesure d'audience | Comprendre quelles pages sont utiles, où les visiteurs abandonnent, et améliorer le site | Aucun cookie de ce type n'est déposé à ce jour. Lorsque nous en utiliserons, ce sera uniquement avec votre accord, révocable à tout moment | 13 mois maximum |
| Services tiers intégrés | Carte d'accès, protection anti-spam, lecteurs vidéo lorsque nous en intégrons | Déposés uniquement avec votre accord, sauf ceux nécessaires à la sécurité | Selon le fournisseur |
Refuser les cookies non nécessaires n'empêche pas d'utiliser le site. Vous pouvez à tout moment supprimer les cookies déjà déposés dans les réglages de votre navigateur.
7Comment nous les protégeons
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la taille de notre entreprise : accès nominatifs et limités à ce que chacun a besoin de voir, connexions chiffrées, sauvegardes régulières, cloisonnement des environnements, et sensibilisation de l'équipe.
Si une violation de données susceptible de vous exposer à un risque se produisait, nous la notifierions à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures, et nous vous en informerions directement lorsque la loi l'exige.
8Vos droits, et comment les exercer
Le RGPD vous donne les droits suivants sur vos données.
Pour exercer un droit
Écrivez à privacy@win4led.be ou à Win4LED Group SRL, Rue de l'Informatique 9a, 4460 Grâce-Hollogne. Précisez le droit que vous souhaitez exercer. Nous pouvons vous demander de justifier votre identité si un doute raisonnable existe. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons.
9Décisions automatisées et profilage
Nous ne prenons aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard. La validation d'un compte professionnel, l'attribution de conditions tarifaires et l'acceptation d'une commande sont décidées par une personne.
Nous regardons quels produits et quelles pages intéressent nos clients pour adapter nos informations. Cela ne conditionne ni vos prix, ni vos droits.
10Mineurs
Nos services s'adressent à des professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs. Si cela arrivait, écrivez-nous et nous les supprimerions.
11Modifications de cette politique
Nous pouvons faire évoluer ce document, par exemple si nous ajoutons un service ou changeons d'outil. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page, avec sa date. En cas de changement important, nous en informons les personnes concernées par un moyen adapté.
Historique des versions : version 1.1, 24 août 2026, première publication.
Protection des données
Politique de confidentialité
Ce document explique quelles données personnelles Win4LED collecte, pourquoi, pendant combien de temps, avec qui elles sont partagées, et quels sont vos droits. Il est écrit pour être lu, pas pour être subi.
Version 1.1 · en vigueur depuis le 24 août 20261Qui est responsable de vos données
Le responsable du traitement est la société suivante. C'est elle qui décide des données collectées et de leur usage, et c'est à elle que vous adressez toute demande.
Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, la loi ne nous y obligeant pas. Un référent interne suit ces questions et répond à l'adresse ci-dessus.
2Quelles données nous collectons
Notre activité est professionnelle. Les données que nous traitons sont donc principalement des données de contact professionnel, rattachées à une société.
Ce que vous nous donnez vous-même
- Identité et contact : nom, prénom, fonction, e-mail professionnel, téléphone, GSM, langue de contact.
- Société : raison sociale, forme juridique, numéro de TVA ou d'entreprise, site web, adresse de facturation, adresse de livraison, e-mail de facturation, activité, taille, estimation de budget annuel en éclairage.
- Contenu de vos demandes : question technique, référence produit, description de projet, et les documents que vous joignez (plans, cahier des charges, photos).
- Historique commercial : devis, commandes, livraisons, factures, paiements, dossiers de service après-vente, échanges d'e-mails et notes d'appels.
Ce qui est collecté automatiquement
- Données de connexion et de navigation : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées, produits consultés, date et heure, page d'origine.
- Cookies et technologies similaires : voir le point 6.
- Conversations du chat en direct, lorsque ce service est actif.
Nous ne collectons pas de données sensibles au sens du RGPD (santé, origine, convictions, données biométriques). Si vous nous en transmettez spontanément dans un message, nous ne les utilisons pas et nous les supprimons.
3Pourquoi, sur quelle base, et pendant combien de temps
Chaque traitement a une finalité précise, une base légale, et une durée de conservation. Le tableau ci-dessous les liste toutes. Les codes de couleur renvoient aux quatre bases légales que nous utilisons : exécution d'un contrat, obligation légale, intérêt légitime, consentement.
| Ce que nous faisons | Données concernées | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Répondre à une question Formulaire, e-mail ou téléphone |
Identité, société, coordonnées professionnelles, contenu de la demande | Intérêt légitime Répondre à une sollicitation professionnelle qui nous est adressée |
2 ans après le dernier contact |
| Étudier un projet, établir un devis, réaliser une étude d'éclairage | Idem, plus les données de projet et les documents transmis | Mesures précontractuelles | 3 ans si le projet n'aboutit pas. Sinon, durée de la relation puis la durée du point suivant |
| Ouvrir et gérer un compte client professionnel Vérification du numéro de TVA, attribution des conditions tarifaires, accès à l'espace client |
Données de société et de contact du formulaire de demande d'accès | Exécution du contrat Obligation légale | Durée de la relation commerciale, puis 10 ans pour les pièces liées à la comptabilité, conformément au droit belge |
| Traiter les commandes, livrer, facturer, recouvrer | Données de commande, de livraison, de facturation et de paiement | Exécution du contrat Obligation légale | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable |
| Financer nos créances Nous cédons nos factures à un établissement de factoring, qui peut donc vous contacter au sujet d'un paiement |
Coordonnées de la société, factures, encours, échéances | Exécution du contrat Intérêt légitime | Durée du contrat de factoring, puis les durées légales de conservation comptable |
| Traiter une demande de service après-vente ou de garantie | Références produit, conditions d'installation, symptômes, photos, historique d'achat | Exécution du contrat Obligation légale | Durée de la garantie, puis 2 ans |
| Organiser une visite du showroom ou un rendez-vous | Identité, société, coordonnées, créneau souhaité, sujet de la visite | Intérêt légitime | 1 an après la visite |
| Envoyer notre lettre technique et nos informations commerciales | Nom, e-mail professionnel, société, centres d'intérêt déclarés, statistiques d'ouverture | Consentement pour les prospects. Intérêt légitime pour nos clients, sur des produits comparables à ceux qu'ils ont achetés | Jusqu'au retrait de votre consentement ou à votre opposition. Nous conservons ensuite 3 ans la seule trace de ce retrait, pour ne plus vous solliciter |
| Assurer le chat en direct et l'assistance en ligne | Contenu de la conversation, page consultée, coordonnées si vous les donnez | Intérêt légitime | 1 an |
| Mesurer l'audience du site et l'améliorer | Cookies de mesure, pages et produits consultés, données de navigation | Consentement, recueilli par le bandeau de cookies | 13 mois maximum pour les cookies de mesure |
| Protéger le site et nos formulaires Anti-spam, prévention des abus, journaux techniques |
Adresse IP, données techniques, horodatage | Intérêt légitime Obligation légale de sécurité | 12 mois |
| Traiter une candidature | CV, lettre, parcours, coordonnées | Consentement | Durée de la procédure de recrutement. 2 ans si vous acceptez que nous gardions votre candidature en réserve |
Lorsque plusieurs durées s'appliquent à une même donnée, c'est la plus longue qui prévaut, et uniquement pour la finalité qui la justifie. Passé ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées.
4Avec qui nous les partageons
Nous ne vendons jamais vos données et nous ne les louons à personne. Nous les partageons uniquement avec les catégories de destinataires suivantes, et seulement dans la mesure nécessaire.
| Destinataire | Rôle | Pourquoi |
|---|---|---|
| Notre personnel habilité | Interne | Chacun accède uniquement aux données nécessaires à sa fonction |
| L'hébergeur de notre système de gestion | Sous-traitant | Notre ERP, notre site et notre boutique en ligne tournent sur un serveur hébergé et maintenu par un prestataire technique |
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Sous-traitant | Messagerie, agenda et stockage de documents professionnels |
| Google Ireland Ltd | Sous-traitant | Carte d'accès, protection anti-spam des formulaires, et mesure d'audience si vous y avez consenti |
| BNP Paribas Fortis Factor SA | Responsable de traitement distinct | Financement de nos créances. Cet établissement poursuit sa propre finalité de recouvrement et peut vous contacter directement au sujet du paiement d'une facture |
| GLS, notre transporteur | Destinataire | Livraison de vos commandes, à l'adresse que vous nous avez indiquée |
| Fabricants et fournisseurs | Destinataires | Uniquement lorsqu'une commande spéciale, une garantie ou un dossier technique l'exige |
| Nos conseils | Destinataires | Comptable, réviseur, avocat, assureur crédit, en cas de besoin |
| Virtura, notre partenaire pour les outils d'intelligence artificielle | Sous-traitant | Nous utilisons des assistants pour rédiger et organiser notre travail, dans un cadre de confidentialité contractualisé. Nous évitons d'y soumettre des données personnelles, et aucune décision vous concernant n'y est prise |
| Autorités publiques | Destinataires | Uniquement lorsque la loi nous l'impose |
Chaque sous-traitant est lié par un contrat qui l'oblige à respecter la confidentialité et à n'utiliser vos données que pour la prestation convenue.
5Transferts en dehors de l'Union européenne
Nos données sont hébergées en Europe. Certains de nos prestataires informatiques sont cependant établis aux États-Unis ou peuvent y accéder pour des besoins de support. Dans ce cas, le transfert repose sur un mécanisme reconnu par la Commission européenne : soit la décision d'adéquation applicable au prestataire, soit les clauses contractuelles types, complétées le cas échéant par des mesures techniques supplémentaires.
Vous pouvez nous demander la liste des transferts en cours et une copie des garanties correspondantes à l'adresse privacy@win4led.be.
6Cookies et mesure d'audience
Un cookie est un petit fichier déposé sur votre appareil quand vous visitez un site. Nous en utilisons trois catégories.
| Catégorie | À quoi ça sert | Votre choix | Durée |
|---|---|---|---|
| Strictement nécessaires | Maintenir votre session, sécuriser les formulaires, garder votre panier, mémoriser la langue du site | Pas de consentement requis, le site ne fonctionne pas sans eux | Session, ou jusqu'à 12 mois |
| Mesure d'audience | Comprendre quelles pages sont utiles, où les visiteurs abandonnent, et améliorer le site | Aucun cookie de ce type n'est déposé à ce jour. Lorsque nous en utiliserons, ce sera uniquement avec votre accord, révocable à tout moment | 13 mois maximum |
| Services tiers intégrés | Carte d'accès, protection anti-spam, lecteurs vidéo lorsque nous en intégrons | Déposés uniquement avec votre accord, sauf ceux nécessaires à la sécurité | Selon le fournisseur |
Refuser les cookies non nécessaires n'empêche pas d'utiliser le site. Vous pouvez à tout moment supprimer les cookies déjà déposés dans les réglages de votre navigateur.
7Comment nous les protégeons
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la taille de notre entreprise : accès nominatifs et limités à ce que chacun a besoin de voir, connexions chiffrées, sauvegardes régulières, cloisonnement des environnements, et sensibilisation de l'équipe.
Si une violation de données susceptible de vous exposer à un risque se produisait, nous la notifierions à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures, et nous vous en informerions directement lorsque la loi l'exige.
8Vos droits, et comment les exercer
Le RGPD vous donne les droits suivants sur vos données.
Pour exercer un droit
Écrivez à privacy@win4led.be ou à Win4LED Group SRL, Rue de l'Informatique 9a, 4460 Grâce-Hollogne. Précisez le droit que vous souhaitez exercer. Nous pouvons vous demander de justifier votre identité si un doute raisonnable existe. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons.
9Décisions automatisées et profilage
Nous ne prenons aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard. La validation d'un compte professionnel, l'attribution de conditions tarifaires et l'acceptation d'une commande sont décidées par une personne.
Nous regardons quels produits et quelles pages intéressent nos clients pour adapter nos informations. Cela ne conditionne ni vos prix, ni vos droits.
10Mineurs
Nos services s'adressent à des professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs. Si cela arrivait, écrivez-nous et nous les supprimerions.
11Modifications de cette politique
Nous pouvons faire évoluer ce document, par exemple si nous ajoutons un service ou changeons d'outil. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page, avec sa date. En cas de changement important, nous en informons les personnes concernées par un moyen adapté.
Historique des versions : version 1.1, 24 août 2026, première publication.